Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist für Selbstständige oder auch Freiberufler ein unverzichtbarer Teil des Geschäftsalltags. Die saubere Rechnungsstellung ist nicht nur für die eigene Buchhaltung relevant, sondern auch für die steuerliche Abwicklung und für das professionelle Auftreten gegenüber den eigenen Kunden. In diesem Blogartikel möchten wir kurz die wichtigsten Aspekte für eine ordnungsgemäße Rechnungstellung erörtern.

Das gehört immer auf die Rechnung!

Eine Rechnung ist erst dann eine echte Rechnung, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind! Diese umfassen:

• den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungsstellers und des Empfängers
• das Datum der Rechnungsausstellung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• eine Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• den Zeitpunkt der Leistungserbringung (z.B. das Datum der Erbringung einer Dienstleistung oder das Lieferdatum einer Ware)
• den Rechnungsbetrag (netto und brutto)
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers, wenn er umsatzsteuerpflichtig ist
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers, wenn er ebenfalls umsatzsteuerpflichtig ist
• eine Bankverbindung des Rechnungsstellers für die Zahlung

Rechnung mit Netto- oder Bruttopreis?

Der Rechnungsbetrag kann entweder als Nettopreis oder als Bruttopreis angegeben werden. Der Nettopreis ist der Preis ohne Umsatzsteuer, während der Bruttopreis den Preis einschließlich Umsatzsteuer enthält.

Wie funktioniert die Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen?

Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (inklusive der Umsatzsteuer) gilt eine vereinfachte Regelung. In diesem Fall müssen keine detaillierten Angaben zu den erbrachten Leistungen gemacht werden. Es reicht aus, wenn der Rechnungssteller den Gesamtbetrag, das Datum und den Hinweis zur „Kleinbetragsrechnung“ angibt.

Wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer und dem Reverse-Charge-Verfahren?

Die Umsatzsteuer ist in der Regel auf den Rechnungen auszuweisen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen (EU) und das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird. In diesen Fällen muss der Rechnungssteller keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern nur einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung anbringen. Der Leistungsempfänger ist für die Begleichung dann verantwortlich.

Rechnungsstellung ins Ausland (Drittland)

Bei Rechnungen ins Ausland (sogenannte Drittländer) gilt es einige Besonderheiten zu beachten. Je nach Land können sich die Anforderungen an die Rechnungsstellung unterscheiden. Es ist daher ratsam, sich im Vorfeld über die geltenden Regelungen des jeweiligen Landes detailliert zu informieren.

Was gilt bei der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?

Rechnungen müssen vom Rechnungssteller für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für die elektronische Rechnungen (PDF etc.). Es ist daher wichtig, die Rechnungen sorgfältig zu archivieren und sicherzustellen, dass sie im Bedarfsfall schnell und einfach abgerufen werden können. Papierrechnungen können auch digitalisiert werden.

Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet viele Vorteile. Sie spart Zeit und Kosten und reduziert das Risiko von Fehlern und Verlusten. Allerdings müssen selbstverständlich auch bei der elektronischen Rechnungsstellung sämtliche geltenden Vorschriften eingehalten werden. Beachten Sie auch die Aufbewahrungspflichten! Sichern Sie die Daten vor Löschung.

Haben Sie weitere Fragen zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung? Dann nutzen Sie gerne unsere Kommentarfunktion.